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Municipios navarros contarán con una “gestión uniforme” de documentos

Municipios navarros contarán con una “gestión uniforme” de documentos

NAVARRAINFORMACION.ES

El Boletín Oficial de Navarra ha publicado hoy una Orden Foral del Departamento de Cultura, Deporte y Juventud, que aprueba instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales navarras con población inferior a los 15.000 habitantes.

Este umbral de población, definido en la legislación foral de archivos y documentos de 2007, afecta a la gran mayoría de los archivos municipales de Navarra, ya que únicamente superan esta cifra de habitantes los ayuntamientos de Pamplona, Tudela, Barañain, Egüés y Burlada.

Los archivos afectados por esta Orden foral adquieren deberes especiales respecto a la conservación, organización y difusión de sus materiales.

Se persigue con ello sentar las bases para una gestión uniforme de la documentación municipal de Navarra, que sirva tanto para mejorar la gestión administrativa como para impulsar el conocimiento, aumentar su valor y mejorar la puesta a disposición de los documentos, tanto a investigadores como a la ciudadanía en general.

El patrimonio documental es un bien común y un signo de identidad de una comunidad a lo largo de los siglos, y por ello debe gestionarse y conservarse en óptimas condiciones para la transmisión de su conocimiento a las generaciones futuras. Bajo esta premisa, esta Orden Foral establece instrucciones comunes para la organización y gestión de toda la documentación producida por las Entidades Locales, desde la generación de expedientes en las oficinas municipales hasta la conservación y la difusión del patrimonio documental en el archivo municipal.

Dada la abundancia de Entidades Locales de Navarra que no superan los 500 habitantes, la Orden Foral incluye asimismo unos requisitos mínimos indispensables que aseguren la conservación y gestión de los documentos producidos por pequeños municipios y concejos.

 

Texto

Una estructura común en la ordenación de los documentos

La Orden Foral identifica como instrumento de especial importancia una estructura de códigos común o cuadro de clasificación que permita organizar los documentos de las Entidades Locales de Navarra, en cuya definición han colaborado profesionales del sector, tanto del ámbito de la Administración como de las empresas especializadas, así como la Asociación de Archiveros de Navarra.

Este instrumento está destinado también a servir a corto plazo como referencia para el asentamiento progresivo de la administración electrónica en las relaciones del ciudadano con la Administración local. Dado su interés como pieza básica de la organización de los documentos, se encuentra disponible y estará permanentemente actualizado en la página web del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental.

Esta Orden Foral completa otra anterior publicada el pasado 30 de junio, relativa al procedimiento para la eliminación segura de documentos recientes, identificados sin ningún género de dudas como obsoletos y desprovistos de valor histórico, bajo la supervisión directa del Departamento de Cultura, Deporte y Juventud.

El Gobierno de Navarra prevé desarrollar en colaboración con la Federación Navarra de Municipios y Concejos líneas específicas de formación y difusión de la nueva normativa, dirigida a las personas que trabajan al servicio de la Administración local y a la ciudadanía, y promover acciones concretas, como ayudas económicas orientadas a la conservación y la promoción del acceso online al patrimonio documental más representativo de las Entidades Locales navarras.

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