Profesores de la Escuela Normal de Magisterio en 1934, instantánea del fotógrafo pamplonés Gerardo Zaragüeta, uno de los documentos digitalizados por el Archivo General de la UPNA.
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El Archivo General de la Universidad Pública de Navarra (UPNA) ha digitalizado ya 38.053 documentos considerados “esenciales” para la institución y cuya consulta tiene una frecuencia media-alta
Además, ha identificado y evaluado 118 series documentales, base de la gestión documental tras haberse estudiado los documentos generados en cada procedimiento administrativo y determinado los plazos de acceso a la documentación.
Así lo recoge un artículo, publicado en la revista “Príncipe de Viana”, sobre la trayectoria y los retos de un servicio, que fue creado en 1999 y custodia y preserva el patrimonio documental generado en los treinta años de la UPNA más los fondos de las antiguas Escuelas Universitarias (en algunos casos, datan de mediados del XIX). El reto al que se enfrenta ahora es la gestión de los documentos electrónicos ante la puesta en marcha de la administración electrónica.
“Desde sus inicios, el Archivo General de la UPNA ha centrado sus esfuerzos en la gestión de la documentación administrativa de una forma vanguardista —afirma Iñaki Montoya Ortigosa, jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General de la UPNA y autor del artículo—. Se huyó de la visión clásica del archivo como un servicio finalista y se hizo una apuesta estratégica por la implantación, a medio-largo plazo, de un sistema de gestión integral de documentos y archivos. Siguiendo recomendaciones y normativa de los organismos internacionales, esta gestión integral supone la implicación activa del Archivo General en todo el ciclo de vida de los documentos con el objeto de conseguir la aplicación de técnicas archivísticas desde su creación. De esta forma, el Archivo se involucra en la vida administrativa de la Universidad, especialmente en el tratamiento de la documentación activa, por considerar que una intervención eficaz en la primera fase del ciclo de vida de los documentos es la mayor garantía de conseguir una organización documental de calidad en el futuro”.
El Archivo, que depende de la Secretaría General de la Universidad, cuenta con un equipo formado por seis personas, tiene su sede en el edificio de Administración y Gestión del campus de Arrosadia en Pamplona y dispone de dos espacios para la conservación de documentos (en el citado edificio y en la Biblioteca).
El proceso de evaluación documental es esencial en el sistema archivístico, ya que regula el ciclo vital del documento: se decide los periodos de conservación de los documentos en las oficinas, su accesibilidad y su disposición final, es decir, su conservación permanente o el plazo para su eliminación. La competencia sobre este proceso recae en un órgano multidisciplinar, la Comisión de Archivo, que toma sus decisiones, a propuesta del Archivo, para cada una de las series documentales generadas en la Universidad. Hasta el momento, se han identificado y evaluado 118 series. También se determinan los documentos considerados esenciales.
Además, la digitalización de documentos facilita su consulta y permite salvaguardar los originales, evitando de esta forma su manipulación. Así, los 38.053 documentos digitalizados hasta el momento hacen referencia a tomas de decisión de los órganos universitarios (entre otros, resoluciones del rector, convenios y actas del Consejo de Gobierno y sus antecesores y del Claustro Universitario).
El Archivo de la UPNA trabaja ahora también en la organización y descripción de los fondos históricos de las antiguas Escuelas Universitarias de carácter público (Formación del Profesorado de Enseñanza General Básica Huarte de San Juan, Estudios Empresariales, Enfermería del Hospital de Navarra y Trabajo Social —todas ellas, situadas en Pamplona—; e Ingeniería Técnica Agrícola de Villava). Estas, a su vez, custodiaban la documentación de las antiguas escuelas profesionales de Navarra y otros organismos extintos. En total, hay 2.158 cajas con documentos. En 2008, todos estos fondos quedaron abiertos a la investigación histórica.
El Archivo de la UPNA, cuyas series documentales más relevantes hacen referencia al gobierno y representación de la Universidad, la docencia y la investigación, se ve inmerso ahora en “un profundo proceso de cambio, muy complejo, pero a la vez apasionante, de la gestión de documentos y archivos”, en palabras de su responsable, debido a la puesta en marcha de la administración electrónica. Este servicio “encara este reto desde una base archivística muy bien cimentada y con una trayectoria consolidada, aunque, a pesar de ello, la transición hacia el documento electrónico va a ser difícil y costosa y va a exigir rehacer herramientas, redefinir y replantear procesos de trabajo y una formación constante”, según Iñaki Montoya.
